Eind 19e eeuw was het de Duitse socioloog en econoom Max Weber die de term bureaucratie voor het eerst gebruikte en beschreef. Hij zag bureaucratie als de meest efficiënte vorm om een organisatie in te richten en vond het beter dan de traditionele structuren tot dan toe.
Iedereen wordt binnen een bureaucratie op gelijke wijze behandeld en de taakverdeling is voor elke werknemer duidelijk omschreven.
Wat is bureaucratie?
Bureaucratie is een organisatiestructuur die zich kenmerkt door veel regels, gestandaardiseerde processen, procedures en voorschriften, nauwgezette taakverdeling en verantwoordelijkheid, duidelijke hiërarchie en zakelijke, bijna onpersoonlijke interacties tussen medewerkers.Volgens Max Weber was een dergelijke structuur onmisbaar in grote organisaties om zo alle werkzaamheden en taken gestructureerd te laten uitvoeren door het groot aantal medewerkers. Bovendien vindt selectie en promotie alleen plaats op basis van technische kwalificaties.
Juridisch verantwoord
Volgens Weber zijn er 3 krachttypes in een organisatie te vinden, namelijk de traditionele kracht, de charismatische kracht en de juridische kracht.Deze laatste wordt door hem aangeduid als bureaucratie. Alles binnen een bureaucratie is geordend door middel van regels en wetten, waardoor er het principe van vastgestelde jurisdictie heerst. De volgende 3 elementen ondersteunen het bureaucratisch management:Alle reguliere activiteiten binnen een bureaucratie kan men zien als officiële plichten;Het management heeft autoriteit om regels op te leggen;Door vastgestelde methodes kunnen regels goed nageleefd worden.
Managementprincipes
Volgens Weber is bureaucratie de basis voor het systemisch formeren van elke organisatie en is het ontworpen om efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.Het is een ideaal model voor het management om de gezagsstructuur goed in beeld te brengen. Hiermee legt hij de basisprincipes van bureaucratie en geeft hij nadruk op de taakverdeling, hiërarchie, uitvoeringsbepalingen en onpersoonlijke relaties.Hieronder zijn de 6 managementprincipes van bureaucratie nader uitgelegd:
- Taakspecialisatie
Taken zijn onderverdeeld in eenvoudige, routinematige categorieën op basis van competenties en functionele specialisaties. Elke medewerker doet waar hij goed in is en weet precies wat er van hem / haar verwacht wordt. Door het werk te verdelen op basis van specialisatie, ondervindt het bedrijf hier voordeel van. Elke afdeling heeft een specifieke bevoegdheid. Daardoor is er afbakening van taakverdeling en zijn managers beter in staat om hun medewerkers aan te spreken, wanneer zij zich niet aan hun taken houden. Elke medewerker weet precies wat er van hem verwacht wordt en wat zijn bevoegdheden binnen de organisatie zijn. Hier geldt het principe van ‘schoenmaker houd je bij je leest’; elke medewerker wordt geacht zich alleen te richten op zijn eigen kennisgebied. Het overschrijden van een grens of het overnemen van de rol van een ander is niet toegestaan binnen een bureaucratie.
- Hiërarchische autoriteit
Managers zijn georganiseerd in hiërarchische lagen, waarin elke managementlaag controle heeft op het eigen personeel en hun prestaties. Er zijn veel hiërarchische posities te vinden in een bureaucratie. Dat is in wezen het handelsmerk en het fundament van bureaucratiehiërarchie is het systeem waarin verschillende functies in rangorde met elkaar in verbinding staan en waarbij de hoogste trede op de ladder het hoogste management bevat. Onderste lagen zijn altijd onderworpen aan het toezicht en de controle van hogere lagen. Binnen deze hiërarchie zijn de communicatielijnen en mate van delegatie terug te vinden en is het duidelijk hoe de bevoegdheden en verantwoordelijkheden verdeeld zijn.
- Formele selectie
Alle medewerkers worden geselecteerd op basis van technische kwalificaties en competenties, die zij hebben verworven door middel van training, opleiding en ervaring.Eén van de basisprincipes is, dat de medewerkers betaald worden voor hun dienstverlening en dat de hoogte van hun salaris afhankelijk is van hun positie.De ambtstermijn wordt bepaald door regels en voorschriften van de organisatie en de medewerker heeft geen eigendomsbelangen binnen het bedrijf.
- Regels en voorschriften
Formele regels en voorschriften zijn nodig om uniformiteit te garanderen en te waarborgen, waardoor medewerkers precies weten wat er van hen verwacht wordt.In die zin zijn de regels en voorschriften voorspelbaar te noemen. Alle administratieve processen zijn vastgelegd in officiële regels. Door handhaving van regels kan er beter een uniformiteit tot stand komen en kunnen alle inspanningen van medewerkers beter gecoördineerd worden. De regels en voorschriften zijn min of meer stabiel en altijd formeel vastgelegd in een zogenoemd proces-verbaal. Mochten er nieuwe regels en voorschriften bijkomen, dan is dat de taak voor het hoger management of directie.
- Onpersoonlijkheid
Regelgeving en strakke voorschriften leiden tot afstand en onpersoonlijke relaties tussen medewerkers, met als bijkomstig voordeel dat het vriendjespolitiek of betrokkenheid met buitenstaanders of politiek uit de weg gaat. Deze onpersoonlijke relaties zijn een opvallend kenmerk van bureaucratie. De onderlinge relatie wordt alleen gekenmerkt door het systeem van het openbaar gezag en de regels en voorschriften. Officiële standpunten zijn vrij van elke persoonlijke betrokkenheid, emoties en gevoelens. Beslissingen worden puur genomen op basis van rationele factoren in plaats van persoonlijke factoren.
- Loopbaanoriëntatie
Medewerkers worden geselecteerd op basis van hun deskundigheid. Dit helpt bij de invulling van de juiste personen op de juiste banen, waardoor menselijk potentieel optimaal wordt benut. In een bureaucratie is het mogelijk om een carrière op te bouwen op basis van ervaring en specialisme. Het biedt daarmee levenslange werkgelegenheid.Ook geeft de strakke taakverdeling medewerkers de gelegenheid zich (nog) meer te specialiseren, zodat zij experts op hun eigen vakgebied kunnen worden en hun prestaties aanzienlijk verbeteren.
Voordelen :De term bureaucratie heeft over het algemeen een negatieve tendens en wordt vaak gekoppeld aan overheidsinstanties en grote organisaties. Desalniettemin heeft bureaucratie tot voordeel dat vooral grote organisatie met veel hiërarchische lagen, goed en gestructureerd kunnen werken. Juist de vastgelegde regels en procedures leiden tot hoge efficiëntie en het consistent uitvoeren van werk door alle medewerkers.Daardoor is het voor het management gemakkelijker om te controleren en bij te sturen.Vooral in organisaties waarbij wetgeving een belangrijk onderdeel vormt, is bureaucratie onvermijdelijk voor het leveren van een consistente output.
Nadelen : Bureaucratie wordt gekenmerkt door een grote hoeveelheid administratieve rompslomp en papierwerk en trage communicatie vanwege de vele hiërarchische lagen.Dit is meteen het grootste nadeel. Ook is het jammer dat medewerkers vrij afstandelijk tegenover elkaar en de organisatie staan, waardoor er minder sprake is van loyaliteit.Als derde punt is een bureaucratie enorm afhankelijk van wet- en regelgeving en naleving van het beleid. Dat remt initiatieven vanuit de medewerkers, waardoor zij het gevoel kunnen hebben een nummer te zijn en geen individu. In latere onderzoeken (human relations theorie) kwam naar voren dat medewerkers het erg op prijs stellen aandacht te krijgen en dat zij graag een stem willen hebben in besluitvorming.
Problematiek : Doordat medewerkers geen kans krijgen hun mening te geven en zich te mengen in het nemen van beslissingen, kan bureaucratie op den duur medewerkers demotiveren. Ook vinden medewerkers het naleven van strenge regels en voorschriften op den duur vervelend en inflexibel, met als gevaar dat zij een tegenoffensief openen,regels boycotten en/of misbruiken en zich afzetten tegen de gevestigde orde. Het is daarom van groot belang dat een bureaucratische organisatie vooraf nieuwe medewerkers goed informeert van de manier van werken en van deze medewerkers verlangt hierin mee te gaan en dit te accepteren. Alleen medewerkers die vooraf aangeven zich hierin te kunnen vinden, zijn geschikt om te werken binnen een bureaucratische organisatie.
Religie en kapitalisme
Buiten sociologische kringen is Weber wellicht het bekendst om zijn onderzoeken naar het verband tussen religie en kapitalisme. In zijn beroemde en omstreden boek Die protestantische Ethik und der Geist des Kapitalismus (eerste uitgave in 1905, later volgde een versie waarin hij de kritieken op de eerste uitgave verwerkte en becommentarieerde) beweerde hij dat dankzij het ascetische leven van calvinisten (hard, rationeel en systematisch werken, maar niet mogen genieten van het verdiende geld) veel winst werd gemaakt, waarmee weer investeringen voor nieuwe activiteiten gedaan konden worden. Bovendien konden arbeiders met het oog op hun religieuze plicht tot hard werken gemakkelijk uitgebuit worden. Weber zag dus een verband tussen het protestantisme en het kapitalisme.Daarmee zette Weber zich af tegen twee breed aanvaarde veronderstellingen in de sociologie en economie van zijn tijd. Ten eerste beklemtoonde hij dat ideeën en overtuigingen er in de geschiedenis wel degelijk toe doen. De economie is niet een blind proces dat als een machine maar door gaat, zoals het marxisme meende. En ten tweede was de moderne, kapitalistische economie niet tot stand gekomen in verzet tegen haar religieuze verleden, zoals de aanhangers van de secularisatie-idee dachten. Ze was juist vanuit de godsdienst ontstaan.Weber heeft het calvinisme later vergeleken met andere religies, namelijk het Chinese confucianisme en taoïsme, het Indiase hindoeïsme en boeddhisme en het vroege Jodendom. Door zijn vroege dood in 1920 is Weber niet toegekomen aan zijn geplande onderzoeken naar onder andere het vroege christendom en de islam.Weber werd geboren als zoon van de hoge ambtenaar Max Weber sr. en een streng calvinistische moeder, Helene Fallenstein Weber. Hij groeide op in Berlijn. In zijn jeugd hield hij zich al veel bezig met sociale en historische vraagstukken. Op zijn achttiende ging hij rechten studeren aan de Universiteit van Heidelberg om, na zijn militaire dienst, in 1884 over te stappen naar Berlijn. Ook volgde hij vakken in economie en middeleeuwse geschiedenis. In Berlijn promoveerde hij op een studie naar middeleeuwse commerciële organisaties. Twee jaar later voltooide hij zijn Habilitationsschrift, een studie met als onderwerp de agrarische geschiedenis van Rome. Hij werd benoemd tot docent en begon tevens een carrière als advocaat, in navolging van zijn vader. In 1896 werd hij benoemd tot hoogleraar economie in Heidelberg. Een jaar later stortte hij in, nadat zijn vader plotseling was overleden kort na een ruzie waarin hij zijn vader autoritair gedrag jegens zijn moeder had verweten.
Weber had al zijn hele leven geworsteld met de grote tegenstelling tussen zijn beide ouders: zijn vader een levensgenieter, moeder een asceet. Pas in 1903 begon hij te werken aan een terugkeer en volgden zijn meest productieve jaren. Behalve in Duitsland werkte hij in de Verenigde Staten en in Oostenrijk.Hij was sinds 1893 getrouwd met de sociologe en feministe Marianne Schnitger, die na zijn dood (onder de naam Marianne Weber) een biografie over haar man zou schrijven.
Max Weber overleed aan de gevolgen van een longontsteking op 56-jarige leeftijd in München waar hij toen aan de universiteit doceerde.
